【書類の溶解処理】不要な書類は溶解処理すれば安全！？手順や費用を徹底解説

決算期やオフィスの移転の際、会社のあちこちから不要な書類が出てきますよね。

もう使わないのでゴミには違いないですが、なかには会社の極秘情報や顧客情報などが記載された機密文書も多く存在します。

情報漏洩を防ぐためそのままゴミ箱に捨てるわけにはいきません。

そこで近年注目を浴びている書類の処分方法が「溶解処理」です。
溶解処理とは、書類を液状にして処分する廃棄方法です。

箱に梱包された書類をそのまま「パルパー」と呼ばれる専用機械の中に入れ、水で溶かしながら鋭い刃で粉砕します。

大量の書類を一気に処分できるだけでなく、中身を見られる恐れがないので機密文書の処分に適しています。
また、環境に優しい処分方法も人気の理由です。

そこで今回は、溶解処理の費用や、溶解処理の流れや、書類を溶解処理するメリットやデメリットについて紹介します。

【書類の溶解】溶解処理のメリット

溶解処理のメリットは、処分に手間がかからないのと、環境に優しいの2つです。

【書類の溶解】処分に手間がかからない！

溶解処理を業者に依頼する場合は、会社内ですることは書類を箱詰めするだけです。
あとは業者の回収を待つだけです。

ホッチキスや、とじ紐のついている書類もそのまま出して問題ありません。

書類を溶解処理する時に自動的に分別されます。
何kgの書類を社内で処分すると途方もない時間と手間がかかり、冊子が多い場合はバラすのにも一苦労です。

そうした手間や苦労が一掃されるのが溶解処理です。

会社の規模が大きく処分する量が大量なほど、そのメリットは大きいでしょう。

注意点はバインダーやファイルのついた書類の取り扱いです。
そのまま全て箱に入れて問題ない業者もいますが、別途申請が必要なケースもあるので事前の確認が必要です。

【書類の溶解】環境に優しい！

「燃えるゴミ」として出すと最終的には焼却処分されるため、有害物質が発生します。

しかし、溶解処理では溶かしながら粉砕するので有害物質を生みません。
そして処理後は書類以外の付属品も全てリサイクルできます。

紙繊維は再生紙やダンボール、ペーパータオルなどに再利用します。
クリップなどの金具は燃やされ、その熱源を再利用します。

燃え殻もセメント原料や製鉄原料に生まれ変わります。

また、書類を溶かす際には水を使用し薬品を一切使わないので、溶解処理に用いた水もまたリサイクルできます。

【書類の溶解】溶解処理のデメリット

手間いらずで地球にも優しい一方で、溶解処理にもデメリットがあります。

それは書類の回収や、運搬時のセキュリティ問題です。

箱に不要な書類を詰めたら業者が回収しに訪問します。
トラックに乗せて処分工場まで運ぶのですが、運搬時のセキュリティ管理が杜撰である場合情報が外部に漏れてしまうかもしれません。

専門業者へ溶解処理を依頼する場合は、こうした危険に充分気をつける必要があります。

恐ろしい事態を避けるために、まずセキュリティ認証を受けている業者かどうか確認しましょう。

セキュリティ認証とは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO27001」などを指します。
合わせて廃棄後の完了証明書も発行できるかの確認も必要です。

その他に、ダンボールではなく施錠可能なケースに書類を入れる、トラックの現在地をGPSで確認できるなど独自のサービスを実施する業者もあります。

心配な方は業者ごとにセキュリティへの取り組みを比較しましょう。

【書類の溶解】溶解処理の費用

溶解処理を依頼すると、いくらかかるのでしょうか？

書類の溶解処理の相場は、1箱で大体1,000円～2,000円程度です。
A4用紙がおよそ5,000枚、重さにすると20kg程度で1箱とする業者が多い傾向にあります。

箱の大きさをいくつか用意している業者もあり、あまりに大量な場合は適宜相談しましょう。
箱の費用が別途かかるケースもあるので、内訳も事前確認が必要です。

また、会社に回収ボックスを設置し毎月管理費を支払うプランを提供する業者もあります。
管理費は月額2,000〜3,000円程度。回収の際に別途費用がかかります。

回収頻度が月に一度なのか毎週なのか、必要時のみなのか、対応と金額は業者によってまちまちです。

定期的に大量の書類を処分するのであれば月額制プランがおすすめですが、こちらも事前に詳細を確認してから依頼しましょう。

【書類の溶解】溶解処理の流れ

書類を溶解処理するメリットやデメリット、費用について解説しましたが、実際にどのような手順で書類を処分するのでしょうか？

書類の溶解処理を業者へ依頼する

まずは依頼する業者を決めて、溶解処理を申し込みます。

多くの宅配業者が事業の一環として取り扱っています。
まずは問い合わせてみましょう。

溶解処理する書類を回収・運搬してもらう

申し込みを済ませたら、不要な書類をまとめて箱に入れます。

専用ボックスを提供する業者がほとんどですが、ダンボールを各自で用意しなければならないケースもあるので注意しましょう。
箱に詰めたら回収日を待つだけです。

運搬に関しては1社につきトラック1台を確保して運びます。
他社の書類との混合を防ぐための対策です。

専用の工場で書類を溶解処理する

工場に到着したらトラック一台ごとに処分を始めます。
運搬時と同様、他社の書類との混合を防ぐための取り組みです。

また、専用工場そのものも万全なセキュリティ体制を整えています。
シャッターで建物を締め切るだけではなく、カードキーシステムで入場管理されている工場もあります。

箱ごとフォークリフトや手作業でパルパーの中へ投げ込まれ、書類を溶かしながら溶解処理が始まります。

業者によってはこの処理の様子をモニターから確認できるので、しっかりと処分されているのか不安な方はサービス実施の有無を問い合わせましょう。

全ての素材をリサイクルする

溶解処理が終わったら、全ての素材をリサイクルします。

紙繊維だけではなく、溶解に使用した水や付属の金具を処理する際に発生した熱源まで全て再利用するという徹底ぶりです。

廃棄完了証明書を発行する

全ての工程が終わったら廃棄完了証明書が発行されます
これも機密文書を扱う業者として大変重要な取り組みです。

証明書の発行は無料ですが、有料で「再商品化証明書」や、溶解処理の様子を納めた「映像証明」の発行にも対応する業者もあります。紙面で渡すのではなく、オンライン上で証明書をダウンロードができることもあるようです。

溶解処理以外に書類を処分する方法

書類を溶解処理して処分する方法にるいて紹介しましたが、他の方法もあるので合わせて紹介します。

書類をシュレッダーを使って処分する

「不要な書類を処分する」と聞いて一番にこの方法を思いつく方も多いでしょう。

オフィスにあるシュレッダーの機械で粉々に裁断する方法です。

社内の人間が処理するという意味では安心感があるかもしれません。
少量の書類なら手早くすむので便利です。

しかし、処分する書類の量が何kgもある場合は、数千枚全てをシュレッダーにかけるだけで業務時間のほとんどを費やしてしまいそうです。

月末や年度末になると、ほとんどの社員が書類の処分に追われますが、全員が限られた台数のシュレッダー機に殺到するためその待ち時間も相当なものです。

大量の書類を処分する場合シュレッダー処理は大変非効率的です。
ただ箱に詰めるだけの溶解処理の方が圧倒的に楽で、効率的といえるでしょう。

書類を焼却処理して処分する

清掃工場に持ち込み、一気に焼却する方法です。

ダンボールに入れて持ち込むだけなので手間はかかりませんが、気になるのは環境面の問題でしょう。

ただ焼却するので二酸化炭素が発生し、環境に悪影響を与えてしまいます。
燃やした後はリサイクルも不可能です。

溶解処理であれば全てをリサイクル可能な状態にでき、有害物質も発生しません。
地球環境への貢献という意味で溶解処理の方がオススメです。

大量の書類は溶解処理で一掃するのがオススメ

そこで今回は、溶解処理の費用や、溶解処理の流れや、書類を溶解処理するメリットやデメリットについて紹介しました。

溶解処理は、手間がかからず環境にも優しい書類の処分方法です。

回収、運搬時のセキュリティ問題についても対策を講ずる業者が増えています。

「大量の書類の処分に時間がとられて困っている」「機密情報の記載が多く処分の仕方がわからない」という方は溶解処理の利用を検討してみてはいかがでしょうか？

業務が効率化するだけではなく、会社の秘密も守られるのでオススメおサービスです。

業者によって料金体系や、回収方法に多少の違いがあることも事実です。
自社に条件の合う業者を見つけるためにも、まずは一度問い合わせてみましょう。